Seguridad en la oficina: 10 excelentes consejos para un lugar de trabajo más seguro

Hoy en día, las empresas deben abordar y prepararse para las amenazas a la seguridad que son más grandes y variadas que nunca. Con cada avance tecnológico que permite estrategias comerciales innovadoras y efectivas, surge una amenaza a la seguridad que es igualmente innovadora e igualmente efectiva.

Cualquier evaluación de un sistema de seguridad de oficina debe comenzar con las necesidades de seguridad específicas y los impactos que tendrán en su negocio en general. Es posible que necesite una instalación lo suficientemente segura para la certificación UL 2050 o simplemente debe garantizar la seguridad de sus empleados antes y después del horario comercial. Independientemente, aquí hay diez formas importantes de mejorar el sistema de seguridad de su oficina.

  • Comunicación efectiva: Lo primero y más importante es comunicar información a los empleados y entre ellos. Muchas empresas utilizan alertas por correo electrónico para advertir a los empleados sobre posibles piratas informáticos. Asimismo, asegúrese de que los empleados se mantengan actualizados sobre los procedimientos y los visitantes potenciales. Al permitir que los empleados sepan qué y a quién esperar, están mejor equipados para reconocer actividades o personas sospechosas. Para evitar la complacencia, intente utilizar una única fuente de información que se convierta en parte de la rutina de un empleado. Esto podría ser una transmisión diaria del servidor o un correo electrónico informativo. Cualquiera que sea la fuente, debe ser breve, práctica e incluir noticias positivas, así como información preventiva.
  • Control de teclas: Asigne la responsabilidad de bloquear o desbloquear la oficina a la menor cantidad de personas posible. La eliminación del método «primero en entrar, último en salir» asegura que todos los puntos de acceso estén protegidos con regularidad. Cree un procedimiento para los responsables de abrir o cerrar su oficina que incluya revisar los baños, los armarios o cualquier lugar donde alguien pueda esconderse. Las teclas físicas deben numerarse y asignarse a personas específicas. Se debe solicitar periódicamente a los empleados asignados claves que presenten sus claves para verificar un registro maestro.
  • Políticas para todo el sitio: Algo tan simple como una política de «escritorio limpio», capacitando a todos los empleados para que limpien y aseguren sus escritorios de equipo o información valiosa antes de salir por el día, reduce drásticamente los posibles robos. Obligar a los empleados a tener y mostrar credenciales de identificación o tarjetas de acceso en todo momento aumenta la visibilidad de las personas no autorizadas. No incluya títulos de trabajo en ningún directorio accesible al público en general, ya que muchos delincuentes usarán un nombre y un título para justificar su presencia en áreas restringidas. Por último, asegúrese de mantener una «cadena de posesión». Las entregas deben entregarse a una persona y no deben dejarse en un pasillo o en un escritorio sin vigilancia.
  • Pequeñas inversiones: Todas las computadoras, especialmente las laptops, deben estar aseguradas con candados de cable o placa para evitar «salirse». Las estaciones de acoplamiento son formas relativamente económicas de proteger los dispositivos electrónicos cuando no están en uso. Preste mucha atención a los objetivos de alto riesgo, como equipos de última generación, medidores de correo, redactores de cheques y talonarios de cheques de la empresa. Mejore las puertas instalando mirillas y teclados. Utilice dos puertas cerradas que rodean un pequeño vestíbulo o vestíbulo. Este tipo de sistema de «esclusa de aire» elimina el transporte a cuestas, un método que utilizan los delincuentes para entrar al atrapar una puerta cerrada cuando un empleado sale.
  • Antivirus: Si bien es extremadamente inusual que una empresa no tenga software antivirus en esta época, es imposible exagerar su importancia. La protección de alto nivel contra virus, software espía, malware, troyanos y gusanos es una de las inversiones más inteligentes que puede realizar una oficina. Esto incluye protección de firewall para su sistema principal, seguridad para sus enrutadores de Internet inalámbricos y seguridad de copias de seguridad de todos los datos, preferiblemente fuera del sitio, para la recuperación en caso de un ataque cibernético.
  • Luces, cámara, diseño: Sea consciente de los «puntos oscuros» tanto dentro como fuera de su oficina. Instale iluminación adecuada en los estacionamientos y áreas de descanso al aire libre para la seguridad de los empleados, elimine las áreas ciegas en las escaleras y organice los pasillos y oficinas para eliminar cualquier lugar donde alguien pueda esconderse o los artículos robados. Aparte de CCTV, que se analiza a continuación, puede valer la pena instalar cámaras de seguridad de grabación en áreas clave como muelles de carga y puntos de acceso como entradas fuera del horario de atención.
  • Recepción: Entre las soluciones más completas está emplear una o más recepcionistas a tiempo completo. Desde el punto de vista del sistema de seguridad, esta persona permite una inspección minuciosa de las credenciales y la identificación y canaliza la información de seguridad a través de un solo punto. Si no es práctico que cada visitante reciba y se registre por una persona, considere una línea telefónica exclusiva en su vestíbulo o en la puerta de su casa que vaya solo a un receptor designado. Este método, combinado con una estación de registro, puede ser una estrategia rentable para muchas oficinas.
  • Sistema de control de acceso: Una de las dificultades con las teclas físicas es reaccionar cuando una se pierde o se la roban. Con un sistema de control de acceso, las empresas pueden emitir tarjetas de acceso a los empleados mientras mantienen un control completo sobre lo que abrirá cada tarjeta. Además, los sistemas de control de acceso minimizan el riesgo al permitir solo el acceso suficiente para completar un trabajo. Por lo tanto, los empleados, contratistas o visitantes pueden estar restringidos por área o hora del día. Dos cosas son críticas con los sistemas de control de acceso. Primero, permita el «acceso total» a la menor cantidad posible de personas. Esto aclarará quién está autorizado a estar y dónde y, por lo tanto, permitirá a los empleados reconocer y denunciar las infracciones. En segundo lugar, controle el uso de cada tarjeta. Al revisar la actividad de la tarjeta, puede determinar quién necesita acceso a dónde y en qué momento, simplificando las rutinas y definiendo el acceso.
  • Televisión de circuito cerrado (CCTV): Para las necesidades de sistemas de seguridad de alto nivel, CCTV es uno de los métodos de protección más efectivos. A través de una transmisión limitada, cada cámara se puede monitorear a través de una única interfaz. Dependiendo de las características específicas del sistema, las imágenes pueden ser monitoreadas por un empleado o grabadas digitalmente. Coloque las cámaras estratégicamente para lograr la máxima cobertura para una sola unidad. Asimismo, las cámaras o los letreros correspondientes que sean visibles para los huéspedes y los empleados pueden ser elementos disuasorios eficaces y crear un entorno seguro. Sin embargo, es importante recordar que, por muy efectivo que sea el CCTV, debe usarse de manera eficiente y en conjunto con otras medidas. Por ejemplo, la instalación de una unidad en una entrada con un sistema de puerta de «esclusa de aire» permite una mayor cantidad de imágenes de una (s) persona (s) entrando o saliendo de las instalaciones.
  • Entrenamiento apropiado: Sobre todo, asegúrese de que cada uno de sus empleados esté debidamente capacitado para usar el equipo de seguridad y seguir los procedimientos. La inversión y la planificación en el mejor sistema de seguridad tendrán poco impacto si las personas no tienen claras las precauciones y las intervenciones. Esto puede ser tan simple como asegurarse de que los empleados mantengan las puertas y ventanas seguras o protejan sus pertenencias personales, pero a menudo implica una capacitación específica para identificar y responder a elementos, personas o eventos sospechosos.

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